らくだの社長の独り言

「らくだ」の小野社長(小野秀幸)が思いついたことを語ります。 良かったらおつきあいを・・・

企業のマイナンバー対応 保存義務の緩和

マイナンバー制度が始まりましたが
今のところ
利用する場面が少ないため
混乱は、無いようです。


平成28年1月からの扶養控除申告書は
ほぼ昨年度の年末調整処理時に
収集されたと思います。


弊社も受給者全員から収集いたしました。


この書類は、
7年間の保存義務がありますので、


平成28年(2016年)収集の書類は
平成35年(2023年)まで保管することになりますが、


マイナンバーの記載がある場合は、
保管義務を満了した後
速やかに廃棄する義務が生じてきます。


毎年、そのようにするのは、
面倒だと思ってましたら、


なんと


義務を緩和できる道が開かれました(笑)


国税庁のQ&Aに

給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等の個人番号の記載をしなくても差し支えありません。
(抜粋)

という記述を見つけました。

扶養控除申告書を提出するときに
申告書の余白に

例えば、「提供済みの個人番号と相違なし」

と記述するなら
マイナンバーを書かなくても良いわけで

そうなると
マイナンバーを書いてない申告書は
7年の保管後も
速やかに廃棄する義務がなくなるので

管理が軽減されることになります。

これは、会社の事務においては、朗報です。



マイナンバー制度は、
始まったばかりです。

これからも、
実際の現場の実情に合わせて
簡素化されることも
増えるように思います。


引き続き、情報(朗報?)を
皆様にお伝えできれば幸いです。






Copyright ©  -- らくだの社長の独り言 --  All Rights Reserved